- التسميات والتعاريف : تسمى هذه اللائحة بـ ( اللائحة المالية للجمعية السكنية الثانية لمنتسبي جامعة عدن )
يقصد بالألفاظ والعبارات التالية المعاني المبينة قرين كل منها.
- الجمعية : هي الجمعية السكنية الثانية لمنتسبي جامعة عدن
- الجمعية العمومية : اجتماع جميع أعضاء الجمعية (الغير منتسبين في اي جمعيةاخرى للجامعة ).
- مجلس الإدارة : الهيئة الإدارية للجمعية السكنية الثانية
- الرئيس : رئيس الجمعية السكنية الثانية
- الأمين العام : الأمين العام للجمعية السكنية الثانية
- المسؤول المالي : المسئول المالي للجمعية السكنية الثانية
- لجنة الرقابة والتفتيش : اللجنة المنتخبة من اجتماع الجمعية العمومية للجمعية السكنية الثانية.
- السنة المالية : السنة المالية التي تبدأ من أول يناير وتنتهي في آخر ديسمبر من كل عام
- ميزان المراجعة : هو الكشف السنوي / الفصلي / الشهري الذي يتضمن نهاية أرصدة الحركة في الحسابات المفتوحة والدفاتر بشكل عام.
- النظام المحاسبي الموحد : هو مجموعة الأسس والمبادى والأحكام التي تنظم عمليات إثبات القيود المحاسبية وإمساك الدفاتر وأعداد الحسابات الخثامية
في الجمعية بحسب النظام المحاسبي المتعامل به في الجمهورية اليمنية .
- النفقة ( المصارف ) : وهي النفقات التي تمثل إجمالي الأعباء التي تتحملها الجمعية السكنية نتيجة القيام بتنفيذ الأنشطة الخاصة بتحقيق أهداف الجمعية .
- الإيرادات : هو الإيراد الذي يمثل أجمالي الموارد التي تحصل عليها الجمعية السكنية خلال السنة المالية .
- اللائحة المالية : هي المنظمة لكافة المعاملات المالية الخاصة بالجمعية التعاونية السكنية الثانية ومنظمة لعملية النفقات والإيرادات
بما لا يتعارض مع النظام الأساسي للجمعية .

- الفصل الأول: الموارد المالية
تتكون الموارد المالية للجمعية السكنية مما يلي :
1- مساهمة الأعضاء ( الأقساط ) :
أ‌- وهي القسط الشهري المسدد من قبل العضو المنتسب للجمعية والتي تقيد في حساب تراكمي للعضو وهي
(1300 ريال يمني فقط), ويحق للعضو استرداد هذه المبالغ في حين قرر الانسحاب من عضوية الجمعية .وتسقط عليه ولا يحق استردادها في حال التاكد
من انه منظم الى جمعية سكنية اخرى في جامعة عدن .
ب‌- يحق لمجلس الادارة بقرار اغلبية الاعضاء طلب دفعة مالية من العضو المنتسب اذا دعت الضرورة لاستكمال وتنفيذ اهداف الجمعية.
2- الاشتراكات ( الإيرادات الجارية ) : وهو القسط المسدد من قبل العضو مقابل عضويته في الجمعية لمواجهة صرفيات النشاط الإداري للجمعية
لا ترد ومقداره (1000 ريال) وعليه يستلم العضو إستمارة وبطاقة انتساب للجمعية وهي تدفع مرة واحدة فقط .
3- مساهمة العضو في تمويل الخدمات : وهي قسط شهري يسدد من قبل العضو لا ترد ومقداره ( 200 ريال ) فقط.
4- الإعانات والتبرعات: والهبات التي تقدم إلى الجمعية بغرض تحقيق أهدافها .
5- أي موارد أخرى نص عليها النظام الأساسي أو يقرها الجمعية العمومية لتغطية الأنشطة الخاصة بالجمعية لتحقيق أهدافها .

- الفصل الثاني: إجراءات التحصيل والمتابعة
1. تتولى الإدارة المالية تحصيل كافة الموارد المالية وتوريدها إلى حساب الجمعية في البنك المعتمد من قبل مجلس الإدارة ولا يجوز تجنيب كل أو بعض
هذه الموارد مهما كانت الأسباب
2. يتم تحصيل مساهمة الأعضاء والاشتراكات من إيرادات الجمعية وفق النظام الأساسي للجمعية السكنية في أول كل شهر عبر شيكات مسحوبة ومحمولة إلى حساب الجمعية بموجب حافظة التوريد .
3. يعد سند استلام بجميع الإيرادات المستلمة وتقيد بحسابات الأعضاء بواسطة سجل قيد المساهمة والاشتراكات .
4. وضع خطة من قبل الإدارة المالية للجمعية لتحصيل الموارد المالية وتعرض على مجلس الإدارة لمناقشتها واقرارها .
5. يتم توجيه خطاب من مجلس الادارة ممثلة بالمسئول المالي للاعضاء الممتنعين والمتأخرين عن توريد الاشتراكات الشهرية ومساهمة الخدمات ويتضمن
الخطاب تنبيه بتوريد المستحقات ولا يجوز إسقاطها ويحق للهيئة الإدارية أعطاء التوجية بالخصم من رواتب الأعضاء المقيدين في سجلات الجامعة ومن تعثر
في تحصيلها بعد استنفاد الإجراءات المالية والقانونية اللازمة لتحصيلها يقدم الى مجلس ادارة الجمعية لاتخاذ القرار المناسب .

- الفصل الثالث: إجراءات المقبوضات
1. يتم قطع سند قبض ( نقداً / شيك ) لكافة الإيرادات والمكون من أصل وصورتين تسلم الأصل للمستفيد والصورة الأولى ترسل إلى قسم الحسابات
وتحفض الصورة الأخيرة في كعب الدفتر .
2. لا يجوز صرف دفتر سند قبض جديد ألا بموجب طلب من أمين الصندوق وموافقة المسئول المالي وذلك بعد تسليم القديم ومراجعته .
3. يجب توريد المبالغ المتحصله إلى حساب الجمعية بالبنك المعتمد سواءً كانت شيكات أو نقدية اولاً بأول ولا يجوز للإدارة المالية أو أمين الصندوق
تأخير أي مبالغ أو الاحتفاظ بها .

- الفصل الأول: النفقات وصلاحية الصرف
تنحصر سلطة التوجية بالصرف من البنود المختلفة أو التعميد أو المصادقة على نفقة مستحقة بما لا يخل أو يخالف أحكام وقواعد هذه اللائحة للجهات التالية :
1- مجلس الإدارة : في المبالغ التي تخص شراء الأراضي واتفاقية تقديم الخدمات للجمعية الخاصة في البنية التحتية والمسح والتسوية لموقع الجمعية ومشاريع
قيد التنفيذ التي تخدم نشاط الجمعية في تحقيق أهدافها وذلك بقرار في محضر اجتماع الإدارة .
2- رئيس الجمعية أو من ينوبة (بتكليف رسمي من رئيس الجمعية ): في المبالغ والمصرفات الجارية الثابتة شهرياً والتي سبق وأن تم اعتمادها من قبل مجلس
الإدارة في محاضرة

- الفصل الثاني: المصروفات الجارية
وتمثل النفقات التي تصرف لتغطية النشاط الجاري للسنة المالية وتنقسم إلى :
1- المرتبات والأجور وما في حكمها :
ويشمل هذا البند ما تدفعه الجمعية من مرتبات وأجور نقدية وإضافية وبدلات وتعويضات ومكافآت للأعضاء العاملين بالجمعية .
2- يجب أن تهدف سياسة صرف المرتبات والأجور الاستفادة الكاملة من القوى العاملة للجمعية وعدم إضافة عبْ مالي ما لم تتطلب الحاجة.
أ‌. آلية صرف المرتبات :
- يحق للجمعية الاستعانة بمن تراه مناسباً لغرض نجاح وتنفيذ الخطط المقرة لأنشطته المختلفة .
- تتحدد مستحقات الأعضاء العاملين الشهرية وتصرف بكشوفات شهرية موقعة من المسئول المالي ورئيس الجمعية .
- المرتبات الشهرية تتحدد للموظف عند تعيينه أو التعاقد معه للعمل بالجمعية وفقاً للشروط التي يحددها مجلس الإدارة .
- يتم خصم أيام الغياب الخاصة بالموظف كجزء من راتبة الشهري على أساس ما يتقاضاها .
- على أمين الصندوق التوريد للبنك كل ما تم استقطاعه من الموظف وكذا التي لم تسلم لمستحقيها وأي مبالغ أخرى متبقية بعد صرف المستحقات خلال عشرة
أيام من الصرف .
ب‌. آلية صرف المكافأة :
- المكافأة التشجيعية : تصرف هذه المكافأة نظير الجهود غير العادية التي يبذلها العضو أو الموظف أو المكلف لإنجاز عمل معين ويتم اقتراح هذه المكافأة والأشخاص المستحقين لها من قبل المسئول المالي والأمين العام قبل أنجاز العمل إلى رئيس الجمعية أو من ينوبه في حال غيابه للمصادقة عليها أو تعديلها أو رفضها .
- مكافأة مجلس الإدارة : وهي مكافأة سنوية ( أو شهرية ) حسب ما يقرها مجلس الادارة يتم صرفها بحسب النظام الأساسي للجمعية بواقع 30 %
من الاشتراكات المحققة خلال العام المالي (أو خلال الشهر ) لجميع أعضاء مجلس الإدارة ويتم الرفع بهذه المكافأة من قبل المسئول المالي واعتمادها
من الرئيس أو من ينوبة .
- مكافأة لجان إعداد الموازنة المالية وإعداد الحسابات الختامية ولجان الجرد السنوي واللجان المشكلة بالإشراف على الجمعية العمومية
واللجان المكلفة بالدراسات الخاصة بالمشاريع المقدمة وهذه تصرف حسب ما يراه مجلس الإدارة .
ج. آلية صرف البدلات : ويشمل هذا البند ما يستحقة الأعضاء والعاملين من مبالغ نقدية مقابل قيامهم بأعمالهم العادية في ظل ظروف خاصة مرتبطة بالوظيفة
ذاتها وينقسم هذا البند إلى :
- بدل الجلسات للأعضاء : وتصرف بواقع ( 2000 ريال ) للعضو عن كل جلسة لاجتماعات مجلس الإدارة واللجان العاملة ( الفنية _ المكلفة )
- بدل أتعاب عمل : وتصرف هذه الأتعاب نظير الجهود التي يقوم بها العضو المكلف لإنجاز أعمال خاصة بالجمعية منها دراسات _ واستشارات وتقييم للمواصفات والمشاريع المقدمة وأي أعمال تخدم نشاط الجمعية .
- بدل تشجيعية لتسير أعمال الجمعية (نتريات) : وتصرف هذه البدل مقابل القيام بأعمال خاصة تخدم نشاط الجمعية من جهات خارج الجمعية ذات العلاقة بهذا النشاط لغرض الإسراع في تنفيذ هذه الأعمال بموجب مقترح يقدم من قبل الامين العام اوالمسئول المالي واعتمادها والمصادقة عليها او تعديلها من الرئيس أو من ينوبة .
2- الخدمات السلعية :
أ. آلية صرف المستلزمات السلعية :
يعبر هذا البند عن تكلفة السلع المستخدمة في نشاط الجمعية التعاونية السكنية وتكون كما يلي:
- الأدوات المكتبية والقرطاسية :
وتشمل الأدوات المكتبة والملفات والمطبوعات والأدوات المكتبية وكافة المستلزمات المستخدمة من سجلات ودفاتر وغيرها والتي تستخدمها الجمعية لتسيير أعمالها
اليومية ويتم الشراء بناءاً على طلب المختص وموافقة المسئول المالي ورئيس الجمعية أو من ينوبة ويصرف المبلغ بموجب الفواتير ومرفقاً بها الموافقة على الشراء وعروض الأسعار المقدمة .
- المطبوعات وأدوات النسخ :
وتشمل جميع المواد الخاصة بالطباعة والتصوير من أوراق تصوير ومستلزمات النسخ وأدوات آله التصوير وجميع المواد المتعلقة بالتصوير بناء على طلب المختص وموافقة المسئول المالي ورئيس الجمعية أو من ينوبه .
- الدفاتر والسندات والسجلات :
وتشمل جميع الدفاتر والسجلات والسندات المستخدمة في تسير الأعمال المحاسبية للجمعية بناءاً على طلب المختص وموافقة المسؤول
المالي ورئيس الجمعية أو من ينوبه .
3- المستلزمات الخدمية :
وتمثل تكلفة الخدمات المؤذاة بواسطة الغير واللازمة لنشاط الجمعية وتكون آلية الصرف كما يلي :
- نور ومياه وهاتف : ويشمل قيمة الفواتير المقدمة لهذا الخدمة ويتم الصرف حسب ما جاء فيها شهرياً والمقرة من قبل مجلس الإدارة .
- إصلاح وصيانة : وتشمل المصروفات التي تدفعها الجمعية للغير مقابل أعمال الصيانة لكل ما يتعلق بالجمعية .
- الدعاية والإعلان والعلاقات العامة : وتشمل المبالغ المدفوعة للغير مقابل الدعاية والإعلان والضيافة والتسهيلات لأعمال الجمعية.
- التنقلات وبدل السفر والمواصلات :
- نقل وانتقالات : وتشمل المصرفات التي تدفع مقابل نقل معدات للجمعية وانتقالات المكلفين بأعمال تسيير نشاط الجمعية بموجب طلب من المكلف
يعتمد من قبل المسئول المالي ورئيس الجمعية أو من ينوبه .
- بدل السفر : وتشمل المصروفات التي تدفع للعضو المكلف من قبل مجلس الإدارة بالسفر للقيام بمهمة تخدم نشاط الجمعية من جهات ذات العلاقة بهذا النشاط لغرض الإسراع في تنفيذ هذه الأعمال بموجب مقترح من المسئول المالي واعتمادها من الرئيس أو من ينوبه والتي تتناسب مع الجهة التي يقع بها الغرض .
- استئجار آليات ومعدات : ويشمل هذا البند المبالغ المدفوعة للغير مقابل استئجار الموجدات الثابتة المملوكة للغير والمستخدمة لأغراض نشاط الجمعية في الموقع.
ويجب أن يكون الصرف لهذا البند بموجب اتفاقية استئجار من المالك , يمثل الجمعية بالتوقيع على العقد الرئيس أو الأمين العام أو من ينوبهما .
- الحراسة والأمن : ويشمل هذا البند المبالغ المدفوعة للغير لقيامهم للحراسة في موقع الجمعية أو النزول لحل إشكال في الموقع بموجب مقترح من قبل الأمين العام أو الرئيس أو من ينوبة .
- الأحكام العامة والختامية
1. قواعد تنفيذ هذه اللائحة على الوحدة المالية للجمعية .
2. جميع إيرادات الجمعية المحصلة وفقاً لأحكام هذه اللائحة يجب أن تورد خلال 72 ساعة كحد اعلى إلى حساب الجمعية بالبنك .
3. يفتح حساب الجمعية الجاري في بنك حسب قرار مجلس الادارة ويتم اشعار الجمعية العموميه بذلك .
4.الجمعية السكنية وحدها المختصة بطبع وتوزيع الدفاتر ذات القيمة المالية والسجلات والسندات والأختام والشئون المالية هي المعنية والمسئولة عنها .
5. يتم رفع تقرير شهري / فصلي / عن الموقف المالي للجمعية من قبل المسئول المالي إلى مجلس الإدارة .
6. يقوم أمين الخزينة بمسك سجل خاص بالنقدية يقيد فيه كافة المبالغ التي تورد إلى خزينة الجمعية في دفتر يوميات الخزينة ( مدفوعات _ مقبوضات ) .
7. لرئيس الجمعية أو من ينوبه الحق في تشكيل لجنة لجرد محتويات الخزينة كلما دعت الضرورة وبصورة مفاجئة بحضور أمين الصندوق والمسئول المالي ومدير الحسابات ويحرر عن كل جرد محضر يوقع عليه أمين الخزينة وأعضاء لجنة الجرد .
8. يكون يوم العمل الأخير من كل سنة مالية موعداً قانونياً لأجراء الجرد السنوي لمحتويات الجمعية وتثبيت الجرد في محاضر الجرد بدفاتر
الخزينة والمخازنة والأصول .
9. يعتبر مصادقة الجمعية العمومية على الحسابات عن السنة المالية المنتهية في 31 ديسمبر من كل عام مالي نهائياً وهي الجهة الوحيدة
التي لها الحق في التشكيل وعدم المصادقة وكذا محاسبة من تراه مخل في المهام المكلف بها .
10. يحق العمل تحت أي بنذ لم يذكر في اللائحة بعد اعتماده من قبل مجلس الإدارة . على أن يقدم للجمعية العمومية لاضافتة إلى
اللائحة أو تعديله في أقرب اجتماع للجمعية العمومية .
11. يحق لمجلس الإدارة العمل بأي آلية يراها مناسباً على أن لا تخالف الإجراءات المحاسبية في النظام المحاسبي والبنود المعتمدة في هذا النظام .
12. تسري هذه اللائحة بما لا يتعارض مع النظام الأساسي واللوائح والقوانين النافذة .